L'archivage physique

L’archivage physique de vos documents fait partie du quotidien.

Vous générez tous les jours un nombre important de documents qui sont nécessaires au bon fonctionnement de votre société : 

-          Documents de vos clients, de vos fournisseurs

-          Dossiers de vos patients

-          Contrats commerciaux

-          Documents juridiques et fiscaux

-          Documents comptables

-          Documents bancaires

-          Dossiers ressources humaines

-          Dossiers médicaux

-          ......

Afin de suivre au mieux vos archives, voici quelques principes :

-         appliquer un système d’identification alphabétique, numérique ou par thème pour vous repérer plus facilement dans les documents de votre entreprise...

-        établir des catégories de dossiers : dossiers permanents (client, fournisseurs, personnel …), dossiers actuels ( prospects, litiges en cours…), dossiers divers ( compte rendu de réunion, veille technique et réglementaire …), dossiers administratifs ( factures, commandes, bons de livraison…)

-       appliquer un code couleur à ces dossiers

-       établir une fiche pratique entreprise sur la procédure et le système de gestion des documents avec entre autre les délais d’archivage et de destruction

La législation encadre la gestion et la conservation de vos documents, tout en incluant des durées d'archivage liées à chaque typologie.
Nous vous indiquons ci-dessous un extrait de ces délais :

-       Pièces comptable               10 ans à partir de la clôture de l'exercice

-       Documents fiscaux            6 ans

-       Compte annuel                   10 ans à partir de la clôture de l'exercice

-       Statuts                                  5 ans à partir de la perte de personnalité morale

-       Gestion du personnel       Entre 3 et 5 ans selon les documents

-       Contrats commerciaux     5 ans

-       Documents bancaires       5 ans

-       Dossier d'un avocat            5 ans à partir de la fin du mandat           

Pour en savoir plus vous pouvez cliquer sur ce lien : durées de conservation

Que vous les utilisiez tous les jours ou de manière ponctuelle, vous devez les conserver. Il n’est pas toujours facile de garder l’ensemble de ces documents de manière optimale et de pouvoir accéder à l’information recherchée facilement et rapidement. L’archivage physique nécessite de l’espace de stockage dans votre société, mais aussi des ressources matérielles et humaines. Si vous n'avez pas cet espace de stockage, vous pouvez trouver des sociétés qui se chargeront de conserver vos archives en vous offrant un retour rapide en cas de besoin à l’aide d’un inventaire mis à votre disposition.

By Stock&moi

Publié le 08/03/2018