

L'archivage physique
L’archivage physique de vos documents fait partie du quotidien.
Vous
générez tous les jours un nombre important de documents qui sont nécessaires au
bon fonctionnement de votre société :
- Documents
de vos clients, de vos fournisseurs
- Dossiers
de vos patients
- Contrats
commerciaux
- Documents
juridiques et fiscaux
- Documents
comptables
- Documents
bancaires
- Dossiers
ressources humaines
- Dossiers
médicaux
- ......
Afin de suivre au mieux vos archives, voici quelques principes :
- appliquer un système d’identification
alphabétique, numérique ou par thème pour vous repérer plus facilement dans les
documents de votre entreprise...
- établir des catégories de dossiers : dossiers permanents
(client, fournisseurs, personnel …), dossiers actuels ( prospects, litiges en
cours…), dossiers divers ( compte rendu de réunion, veille technique et
réglementaire …), dossiers administratifs ( factures, commandes, bons de
livraison…)
- appliquer un code couleur à ces dossiers
- établir une fiche pratique entreprise sur la procédure et le système de gestion des documents avec entre autre les délais d’archivage et de destruction
La législation encadre la gestion et la conservation
de vos documents, tout en incluant des durées d'archivage liées à chaque
typologie.
Nous vous indiquons ci-dessous un extrait de ces délais :
- Pièces comptable 10
ans à partir de la clôture de l'exercice
- Documents fiscaux 6
ans
- Compte annuel 10 ans à partir de la clôture
de l'exercice
- Statuts 5 ans à partir
de la perte de personnalité morale
- Gestion du personnel Entre 3 et 5 ans selon les documents
- Contrats commerciaux 5 ans
- Documents bancaires 5 ans
- Dossier d'un avocat 5 ans à partir de la fin du mandat
Pour en savoir plus vous pouvez cliquer sur ce lien : durées de conservation
Que vous les utilisiez tous les jours ou de manière ponctuelle, vous devez les conserver. Il n’est pas toujours facile de garder l’ensemble de ces documents de manière optimale et de pouvoir accéder à l’information recherchée facilement et rapidement. L’archivage physique nécessite de l’espace de stockage dans votre société, mais aussi des ressources matérielles et humaines. Si vous n'avez pas cet espace de stockage, vous pouvez trouver des sociétés qui se chargeront de conserver vos archives en vous offrant un retour rapide en cas de besoin à l’aide d’un inventaire mis à votre disposition.
By Stock&moi
Publié le 08/03/2018